G&W Design Life

伝わりやすい文章を考える

ライターじゃなくても文章力は生かせる

文章苦手だし、デザイナーだから関係無いでしょ?と思ってあまり関わらないようにしていた『文字を書く』という行為。
でも仕事を行う上で人に何かを伝える機会が多いデザイナーやディレクターには、なくてはならない技術だなと感じてしまうこの頃。
コンセプトの説明やスムーズなメールのやりとり、はたまた社内での会議などに
相手にわかりやすく伝わりやすい文章についてまとめてみました。

話すと書くは基本同じ

話すことも書くことも、いかに相手に伝えるかという点については一緒。
ただ文字の場合は相手の顔が見えないので、言葉のニュアンスが汲み取り辛く読み手の解釈の委ねられてしまう。
その部分には注意が必要なので意識しておくと良いかもしれない。

伝わるための2つの基本

(1)誰に向けて書いているのか?
社内の人、お客さん、一般の業界を知らない人、高齢者など、
『業界用語』を使っていいのか、もっと噛み砕いて言うべきか言葉や表現方法を決める。

(2)何のために書くのか目的を明確にしておく
何を伝いたいのかブレない軸を持っておくと、書くべき内容が明確になります。

『伝わる』の4段階

(1)こちらの情報が過不足なく伝わり、相手に疑問が残らない
(2)こちらの意図が正しく伝わり、相手がすぐに理解できる
(3)こちらの要望が伝わり、相手が行動してくれる
(4)こちらの思いが伝わり、相手の心を動かすことができる

書ける人は6W3Hで考える

Who 誰が
When いつ・日時・期間
Where どこで・会場・待ち合わせ場所
what 何を・目的
whom 誰に・対象者
why なぜ・理由・根拠
How much いくらで・金額・価格
How many いくつ・何人・何個
How どうした・どのように

書ける人は語順を意識する

[基本構造]
いつ(時) どこで(場所) 誰が(主格) 誰に(相手) 何を(対象) どうした(動詞)
『昨日大阪で、山田が鈴木にたこ焼きを奢った。』

書ける人は主語と述語を対応させる

(1)次の停車駅は、池袋に止まります。
→次の停車駅は、池袋です。

(2)この枕は、よく眠れます。
→この枕は、よく眠れる商品です。

書ける人は一読で理解しやすい

・なるべく肯定文で書く
・二重否定は使わない
・誤解される余地のある言葉は使わない

(1)緊急時はエレベーターを使用しないでください
→緊急時は階段をご利用ください

(2)私はやる気がないわけではありません
→私はやる気があります

(3)協力するにやぶさかではありません
→協力いたします
(『やぶさか』とい言葉の意味がわからない人もいるので誤解を招く恐れ)

書ける人は例示を使いこなす

例示は『広さ』『重さ』『量』『高さ』『速さ』『長さ』『角度』などを伝える場合に効果的!
誰もが知っているようなもので例えるのが大切。

(1)20万平米 → 甲子園球場の5倍の広さ
(2)時速600キロ → 新幹線の2倍の速さ
(3) 4キロ → 2リットルのペットボトル2本分

書ける人は句読点の位置で悩まない

(1)句読点がないと読者が『誤解』しそうなところ
(2)声に出して話すときに、『息継ぎ』するところ
(3)接続詞のあと
(4)句読点がないと、読者が『読みにくい』ところ

書ける人は語尾や言い回しを意識している

語尾が『です』『ます』が続くと単調な印象になる。
2回以上同じ語尾は続かせない、多彩な言い回しを用いるとよりプロっぽい文章となる。
(1)そんな事はないのです。
・そんな事ありません
・そんな事ないと思います
・そんな事はないでしょう
・そんな事はないと思うのですが
・そんな事ナイト思いませんか?
(2)そんな事はない
・そんな事ないのである
・そんな事ないのだ
・そんな事ないと思う
・そんな事はないだろう
・そんな事はないと思うのだが
・そんな事ないと思わないか?

書ける人は相手の感情を考える

人の気持ちに訴えかけ行動を起こすような文章。
相手を思いやるり、よりそう文章だと相手に響く。(ただし時と場合による)

(例)
お願いしている仕事の件ですが、約束の期日をすでに1日すぎています。
どうなっているのですか?
期日を守っていただかないと困ります。
とにかく今日中に仕上げて送ってください

お願いしている仕事の件ですが、進捗状況はいかがでしょうか?
予定では○月○日までにお送りいただけるとの事でしたが、ご連絡がないので
何かあったのではないかと心配しています。
私にできる事があれば、何でもご協力致しますので遠慮なくおっしゃってください。
とりあえず、本日中に一度、現時点での状況と納品予定日をご連絡いただけますでしょうか。
ご連絡お待ちしております。

以上様々な初歩的な文章テクニックをまとめました。
最後の感情を動かす文章は上級編ですが、目に見えない相手だからこそより伝わりやすい文章を書く参考になれたら幸いです!

Profile

エディトリアルデザイン・グラフィックデザインを経て数年前Webデザイナーに転身した30代デザイナーです。現代アートや地域とデザイン、ヒト・モノ・コト全般に興味があり。
イラストを描くのが好き。プログラミングはまだまだわからない事も多く初心者なんでメモ&学習としてこのブログを開設しました。どうぞよろしくお願い致します!

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